Сетевой график ганта в excel. Создаем диаграмму Ганта в Microsoft Excel. Что это такое

Среди множества видов диаграмм, которые можно построить посредством программы Microsoft Excel, особенно следует выделить диаграмму Ганта. Она представляет собой горизонтальную столбчатую диаграмму, на горизонтальной оси которой, расположена временная шкала. С помощью неё, очень удобно вычислять, и визуально определять, временные отрезки. Давайте разберемся, как построить диаграмму Ганта в программе Microsoft Excel.

Создание диаграммы

Показать принципы создание диаграммы Ганта лучше всего на конкретном примере. Для этого, берем таблицу сотрудников предприятия, в которой указана дата их выхода в отпуск, и количество дней заслуженного отдыха. Для того, чтобы метод сработал, обязательно нужно, чтобы колонка, где находятся имена сотрудников, не была озаглавлена. Если она озаглавлена, то следует заглавие убрать.

Прежде всего, строим диаграмму. Для этого, выделяем область таблицы, которая берется за основу для построения. Переходим во вкладку «Вставка». Кликаем на кнопку «Линейчатая», расположенную на ленте. В появившемся списке видов линейчатых диаграмм, выбираем любой тип диаграммы с накоплением. Допустим, в нашем случае это будет объемная линейчатая диаграмма с накоплением.

После этого, Microsoft Excel формирует данную диаграмму.

Теперь нам нужно сделать невидимым первый ряд синего цвета, чтобы на диаграмме остался только ряд, отображающий период отпуска. Кликаем правой кнопкой мыши по любому синему участку данной диаграммы. В контекстном меню выбираем пункт «Формат ряда данных…».

Переходим в раздел «Заливка», и устанавливаем переключатель на пункте «Нет заливки». После этого, жмем на кнопку «Закрыть».

Данные на диаграмме расположены снизу вверх, что не очень удобно для анализа. Попытаемся исправить это. Кликаем правой кнопкой мышки по оси, где расположены фамилии работников. В контекстном меню переходим по пункту «Формат оси».

По умолчанию мы попадаем в раздел «Параметры оси». Он как раз нам и нужен. Ставим галочку напротив значения «Обратный порядок категорий». Жмем на кнопку «Закрыть».

Легенда в диаграмме Ганта не нужна. Поэтому, для того, чтобы убрать её, выделяем кликом кнопки мыши, и жмем на кнопку Delete на клавиатуре.

Как видим, период, который охватывает диаграмма, выходит за границы календарного года. Для того, чтобы включить только годовой период, или любой другой отрезок времени, кликаем по оси, где размещены даты. В появившемся меню, выбираем параметр «Формат оси».

Во вкладке «Параметры оси», около настроек «Минимальное значение» и «Максимальное значение», переводим переключатели из режима «авто» в режим «фиксированное». Устанавливаем в соответствующих окошках значения дат, которые нам требуются. Тут же, при желании, можно установить цену основных и промежуточных делений. Жмем на кнопку «Закрыть».

Для того, чтобы окончательно завершить редактирование диаграммы Ганта, нужно придумать ей наименование. Переходим во вкладку «Макет». Кликаем на кнопку «Название диаграммы». В появившемся списке выбираем значение «Над диаграммой».

В поле, где появилось наименование, вписываем любое удобное для вас название, которое подходит по смыслу.

Конечно, можно проводить и дальнейшее редактирование полученного результата, подгоняя его под свои потребности и вкусы, практически до бесконечности, но, в общем, диаграмма Ганта готова.

Итак, как видим, построение диаграммы Ганта не так сложно, как кажется на первый взгляд. Алгоритм построения, который был описан выше, можно применять не только для учета и контроля отпусков, но и для решения многих других задач.

Линейная или столбчатая диаграмма, названная в честь её разработчика, американского консультанта по менеджменту, инженера Генри Ганта (Gantt), представляет собой полосы, сориентированные вдоль оси (шкалы) времени так, что конец и начало каждой полосы соответствует времени начала и конца работы по выполнению задачи. Соответственно, длина диаграммы Ганта позволяет определить продолжительность произведённой работы. На другой (перпендикулярной) шкале выстраиваются выполняемые задачи. Столбики, представляющие эти задачи, взаимосвязаны между собой, а их связь отражается фигурными стрелками.

Что такое диаграмма Ганта в реальном проекте, зачем её применяют и как она стала одним их самых распространённых инструментов процесса проектного управления, будет показано в статье.

Планирование проектной деятельности характеризуется регулярными уточнениями, корректировкой планов и их постоянной актуализацией не только на стадии разработки графика, но и в процессе реализации. Представленное в виде диаграммы Ганта расписание календарного рабочего плана, даёт инструментальную возможность качественнее оценить ресурсные составы и взаимосвязи работ. В конечном счёте, это уменьшает число последующих изменений в ходе реализации проектных мероприятий. А форма представления делает привязку задач по времени более наглядной. Для этого и нужна диаграмма Ганта.

В трактовке PMI понятие календарного плана совпадает с понятием расписания проекта. Такое расписание создаётся, чтобы рассчитать и показать полную продолжительность проекта как выражения сроков выполнения проектных операций. Последовательность звеньев в цепочке процесса планирования, выраженная в расписании, соотносится с иерархической структурой работ, вовлеченностью материальных, финансовых и человеческих ресурсов. Глубина декомпозиции задач во многом зависит от возможности быстро найти сотрудников, материалы и бюджетные средства для выполнения такой задачи. Контроль за содержанием, сроками и последовательностью работ реализуются с помощью координирующего календарного плана. Диаграмма Ганта показывает расписание запланированных операций по проектной задаче, но значимости, ресурсоёмкости и области действия работ график Ганта не демонстрирует.

Между задачами существуют следующие типы связей:

Независимое начало работы.
Начало – начало. Операция № 2 начинается не ранее операции № 1.
Начало – конец. Операция № 2 не может завершиться, пока не начнётся операция № 1.
Конец – конец. Операция № 2 должна завершиться не раньше операции № 1.
Конец – начало. Операция № 2 не начинается до завершения операции № 1.

Связи между задачами – указатель последовательности и зависимости работ – на диаграмме изображаются в виде фигурных стрелок. Кроме обозначения связей, на гистограмме могут быть дополнительные информационные отметки:

о совокупных задачах,
о процентах завершения задачи,
метка текущего момента (вертикальная полоска, отмеряющая «Сегодня» по календарной шкале),
метки вех (ключевых моментов).

Вехой здесь называют метку значимого момента, наступающего в ходе выполнения работ, общую границу нескольких задач. По наличию вех определяется необходимость последовательности и синхронизации. Веха не является календарной датой, но её сдвиг приводит к смещению сроков всего проекта. Крупные проекты информационно и иллюстративно перегружают график Ганта, что считается одним из основных ограничений в его использовании. Но, помимо этого, ограничением считается и недостаточная гибкость в отражении постоянно меняющихся проектов, и невозможность представить несколько вариантов планирования на одном графике.

Тем не менее, появившись в начале 20 века, график Ганта до сих пор входит в практику управления малыми и средними проектами как важный иллюстративный инструмент планирования.

История возникновения

По основной версии, график был задуман американским инженером Генри Л. Гантом (нередко встречается написание Гантт, более близкое к оригиналу). В 1910 году появился первый вариант диаграммы, применённый позднее на судостроительном заводе, где Гант применил график, позволяющий эффективно управлять деятельностью нескольких инженеров при решении ими ограниченных по времени задач. Первоначальный шаблон:

включал перечисление всех задач по проекту,
назначал персональную ответственность за выполнение задачи,
определял период, необходимый для завершения своей части деятельности исполнителем,
отображал зависимость одной задачи от другой.

К факту достижения поставленных целей была привязана система вознаграждения. Поскольку Гант считал, что предприятие в рамках ответственности перед обществом, должны нести обязательства за использование ими человеческих и других ресурсов, бонусом вознаграждались руководители, которые смогли хорошо научить персонал применению методов повышения производительности труда.

Диаграмма была быстро принята «на вооружение» на других производствах и применялась при планировании инженерных сооружений государственного масштаба (например, при строительстве плотины Гувера, начатой в 1931 году, системы скоростных автострад в 1956 году). Изменение в первоначальный пример графика были внесены только почти 80 лет спустя. В 90-х годах для уточнения сложных взаимосвязей между задачами применили линии связи.

Однако по одной из альтернативных, но достоверных версий, впервые привычный пример диаграммы был предложен ещё в 1896 году польским экономистом, инженером и исследователем теории менеджмента Каролем Адамецким.

Польский автор изобрёл метод отображения связей между процессами для повышения наглядности графика производства. Несколько статей на эту тему им были опубликованы в польском журнале ещё в 1909 году и на английский не переводились (хотя в России теория была достаточно широко известна с 1903 года). И только в 1931 году вышла статья, более подробно описывающая тот график, который Адамецкий назвал harmonogram (вариант: harmonograf), и который был очень похож на график Ганта. Однако к тому времени диаграмма уже получила известность и распространение в англоязычном мире как график Ганта, поэтому изобретение сохранило имя американского учёного.

Шаблоны диаграммы

Чтобы построить график Ганта в Exel, можно воспользоваться ранее созданным шаблоном или создать новый шаблон в программе. Для самостоятельного создания диаграммы необходимо:

Создать таблицу проекта. Для этого, как минимум, надо сделать две колонки с датой начала и длительностью реализации по каждой задаче, которые выстраиваются одна над другой построчно списком. Но, чаще всего, создаётся ещё и третья колонка с датой окончания работ по задаче.
Построить обычную ленточную диаграмму на базе даты начала проекта . Для этого в соответствующей колонке выделяются ячейки с данными (вместе с заголовком столбика) и во вкладке «Вставка» выбирается линейная диаграмма с накоплением.
Добавить данные о длительности. В любом месте диаграммы правой кнопкой мыши вызывается меню выбора данных и, затем, источника данных. Из показанных источников данных выбирается данные колонки «Длительность».
Добавить описание задач. При выборе источника данных надо выбрать по названию колонку, соответствующую дате старта и в правой области под Подписями горизонтальной категории, кликнуть кнопку «Изменить».
Привести ленточную диаграмму к виду графика Ганта. Задача этого этапа – удалить в линиях графика, состоящей из синей и оранжевой части, синюю часть, чтобы остались только оранжевая. Исходное меню для изменений вызывается правой кнопкой мыши после выделения полоски графика левой кнопкой. В меню выбирается «Формат ряда данных», после чего из предложенных вариантов надо выбрать «Нет заливки» и «Нет линий».

В известной программе MS Project уже настроены несколько версий шаблонов диаграммы, рядом с которыми отображается дополнительная информация:

Подробная диаграмма (Detail Gantt). Используется для равномерного распределения нагрузки между ресурсами в процессе оптимизации плана проекта . Указываются возможные периоды, на которые можно отложить выполнение задачи, не изменяя при этом срок окончания проекта.
Диаграмма с выравниванием (Leveling Gantt). Данные нужны для выравнивания нагрузки при распределении ресурсов. Те изменения, которые происходят в процессе выравнивания, тоже отображаются на графике.
Диаграмма с отслеживанием (Tracking Gantt). Шаблон применяется при сравнении запланированного и реального сроков выполнения проекта, который для каждой задачи демонстрируется отдельно.
Диаграмма с несколькими планами (Multiple Baselines Gantt). У проекта может быть несколько вариантов плана, выраженных на графике. В шаблоне сравниваются первые три варианта.
Диаграмма с ожидаемым планом (PA_Expected Gantt). Планы анализируются на основе метода PERT (РА). В качестве вариантов, в рамках метода, кроме реалистичного, отображается оптимистичный и пессимистичный планы (PA Optimistic и PA Pessimistic соответственно).

Метод оценки и анализа PERT в настоящее время постепенно вытесняет классический график Ганта.

Выберите шаблон диаграммы Ганта, от простого плана до управления проектом в строительстве и разработке, и легко добавьте недостающие элементы.

Перетаскивайте задачи, выставляйте даты начала и окончания, длительности задач и зависимости между ними и кастомизируйте ваш шаблон диаграммы Ганта. Как только ваш план в формате графика Ганта готов, вы можете сохранить его как шаблон диаграммы. Продолжите планирование следующего проекта, используя созданный вами шаблон.

Как выбрать шаблон для управления проектами?

В GanttPRO вы можете выбрать один из 10 шаблонов. Каждый шаблон бесплатен и может быть легко адаптирован под задачи вашей команды. Выбирая шаблон для управления проектами, отталкивайтесь не только от названия шаблона, но и от структуры задач.

Шаблон диаграммы Ганта поможет выбрать именно ту структуру, которая поможет работать вашей команде эффективно. Когда ваши задачи спланированы, вы сможете сохранить диаграмму в шаблон. Вы и ваши коллеги воспользуетесь им, когда будете создавать новый проект в GanttPRO.

План управления проектом в разработке

Данный шаблон проекта является основой организации задач и управления проектами в IT сфере. Используя этот шаблон, может начать планирование с оценки времени и задач и продолжить с определением архитектуры и разработкой. и могут быть изменены на любой стадии.

План управления проектом в строительстве

Для менеджеров в строительстве, работающих над несколькими направлениями одновременно, в GanttPRO предусмотрен . В плане вы можете найти стадии от заключения контрактов до получения разрешений и строительства.

План управления проектом в дизайне

Базовый шаблон , позволяющий управлять задачами и выставлять длительности для таких процессов, как разработка, отрисовка, согласование и т.д.. Вы можете легко изменить диаграмму под потребности вашей команды.

Календарный план проекта

Шаблон графика работы на диаграмме Ганта - первая ступень для разработки и управления планом проекта. Вы можете легко диаграммы Ганта для любых задач.

Ваша диаграмма Ганта в Excel или MS Project будет доступна в GanttPRO

Наша - альтернатива Microsoft Excel и Microsoft Project. Если в GanttPRO вы не можете выбрать шаблон для старта, но вы нашли подходящий шаблон диаграммы ганта в Excel, просто импортируйте его в нашу систему.

В отличие от диаграммы Ганта в Excel или MS Project, в GanttPRO вы можете работать с коллегами вместе, комментировать задачи и прикреплять файлы. Все ваши графики будут храниться в облаке и будут доступны в любое время для всех ваших сотрудников.

Клиенты рассказывают о нашей системе управления проектами

Насколько мощным может быть инструмент для управления проектами! В GanttPRO удобно создавать график Ганта онлайн, работать с командой и очень просто. Когда мы начинали, я связался со специалистом поддержки клиентов в чате и получил персональную демонстрацию всех функций приложения. Замечательная программа для менеджеров проектов и руководителей! Очень рекомендую!

Работать с GanttPRO - удовольствие. Drag and drop, зависимости между задачами, отслеживание прогресса и приятный UI здорово облегчают рутинное планирование проектов. Приложение помогает как в управлении проектами, так и сотрудниками. В то же время, оно остается интуитивно понятным, все функции на виду. Одна из любимых особенностей - возможность экспорта в популярные форматы. И уведомления! Рекомендую.

В управлении проектами очень важно иметь инструмент, упрощающий мониторинг выполнения задач в сроки. Диаграмма Ганта не раз помогала мне сэкономить время и усилия на данном этапе работы с проектами.

Автоматизируйте свою работу!

В проектном менеджменте.

Что это такое?

Диаграмма Ганта предназначена для иллюстрации разных этапов работы в сфере малого и среднего бизнеса. Визуально представляет собой простой набор полосок, состоящих из двух главных осей: дел и времени. Каждому временному промежутку приписывается определённая задача, которая должна быть выполнена.

На диаграмме, помимо основных блоков, может присутствовать специальный дополнительный столбец, показывающий процент выполнения работы. Особые отметки - вехи - применяются для выделения двух и нескольких задач и демонстрации последовательности их выполнения.

График Ганта является своеобразным стандартом в области управления проектами, ведь именно с его помощью появляется возможность показать структуру выполнения всех этапов проекта наглядно.

Для чего нужна диаграмма Ганта?

С учётом того, что большая часть людей является визуалами, диаграмма даёт возможность решить одну из основных задач и показать персоналу, над чем следует работать, какие ресурсы применять в процессе и с какой скоростью выполнять те или иные задачи. Вся информация подаётся в сжатом виде, без использования запутанных таблиц и огромного количества текста. При этом суть ясна и понятна всем, без исключения, участникам проекта.

Использование диаграммы значительно упрощает небольших масштабов и даёт возможность всегда держать деятельность сотрудников под контролем.

История появления первого графика

Первый формат диаграммы был разработан и протестирован Генри Л. Гантом в начале ХХ века. Учёного наняли для управления строительством кораблей для использования в Первой мировой войне. Специальный график позволил ему координировать работу нескольких инженеров, контролируя выполнение задач в заданные сроки. Начал Гант непосредственно с перечисления всех требуемых задач и их планирования в соответствии с имеющимися в наличии ресурсами.

Важным этапом стала демонстрация зависимости одних заданий от других. Кроме того, Гант выделил для каждого человека период времени, в течение которого тот должен был завершить определённый вид деятельности, указал, кто и какую задачу будет выполнять с учётом времени, отведённого на выполнение проекта.

Построение диаграммы Ганта происходит с использованием вертикальной оси, представляющей разные задачи, а также горизонтальной, представляющей время.

Диаграмма Ганта в современном мире

Данный не теряет актуальности и в наши дни, ведь он позволяет обеспечить графическое отображение производственного плана, упрощает контроль за прогрессом в выполнении поставленных задач. График Ганта стал настолько мощным аналитическим инструментом, что практически на протяжении 100 лет не претерпевал никаких изменений. Лишь в 90-х годах прошлого века с целью более подробного описания взаимосвязей в него были внедрены линии связи между различными задачами:

«финиш-старт» - действие В не может начаться до завершения действия А;
«старт-финиш» - действие В не может начаться до тех пор, пока не начнётся действие А;
«старт-старт» - действие В начнётся не раньше, чем действие А;
«финиш-финиш» - действие В должно закончиться не раньше, чем закончится действие А.

Есть факты, что диаграмма Ганта применялась при возведении таких гигантских инженерных сооружений, как (Лас-Вегас, 1939 г.) и система Эйзенхауэр-шоссе (объединяет большинство крупных городов США).

Инструкция: как построить график Ганта за 5 шагов?

Шаг 1. Сбор данных

Для того чтобы построить график, нам понадобятся следующие данные:

координаты всех наборов данных (откуда должен начинаться каждый из столбиков);
название каждого этапа;
продолжительность каждого этапа.

Для удобства вписываем их сразу в соответствующие поля таблицы. После того как мы ввели всю требуемую информацию, можно переходить к созданию самой диаграммы.

Важно: проследите за тем, чтобы все форматы данных были указаны правильно: в частности, это касается дат.

Шаг 2. Формирование макета

Итак, нам известна цель планирования и ключевые данные, на основе которых мы будем строить график. Теперь в окне табличного процессора нам нужно перейти в раздел «Вставка -> Диаграмма», а затем нажать на пункт «Линейчатая». Нам нужна не обычная, а с накоплением, так как только в ней предусмотрен второй ряд данных, который в нашем случае будет основным.

Шаг 3. Стираем всё лишнее

Для того чтобы сделать это, в программе предусмотрены специальные инструменты. На появившейся на экране диаграмме вам нужно навести на синюю полоску, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать в появившемся меню «Формат ряда данных». Высветится окошко, в котором нам нужно перейти к пункту «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки». После этого диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Шаг 4. Завершающие штрихи

Так как по умолчанию все данные в нашем графике расположены в порядке снизу вверх, нам придётся несколько видоизменить его. Для этого мы кликаем правой кнопкой мышки по оси категорий (той, возле которой у нас расположен список заданий), переходим к окну «Формат оси». Сразу же открывается нужная нам вкладка - «Параметры оси». Поставьте галочку напротив пункта «Обратный порядок категорий». По сути, диаграмма Ганта уже готова, остаётся лишь пара полезных мелочей.

Шаг 5. Форматирование

Итак, продолжаем работу над графиком. Как видите, выглядит она пока что неказисто, и сейчас мы исправим это средствами самого табличного процессора:

Растягиваем диаграмму до нужного размера с помощью стрелочки в правом верхнем углу.
Выделяем все даты в табличке, кликаем по области выделения правой кнопкой мыши и переходим в «Формат ячеек-> Число». В этом разделе представлены основные числовые форматы, с которыми мы работаем. Чтобы надписи не налезали друг на друга, советуем выбрать более краткий вариант записи. Затем опять-таки правой кнопкой нажимаем на ось с датами на диаграмме, выбираем «Формат оси -> Число» и ставим галочку возле пункта «Связь с источником».
Выделяем легенду (обозначения «Дата» и «Продолжительность» справа) и нажимаем кнопку Delete на клавиатуре.
Открываем «Формат оси -> Параметры» и устанавливаем минимальные и максимальное значения (мы поставили 15 декабря, так как это понедельник, и 3 января). Здесь же мы можем выставить цену основных делений (это удобно в тех случаях, если, к примеру, работа над проектом будет длиться несколько недель или месяцев). В нашем случае удобнее оставить значение по умолчанию (2.0).

Ещё немного экспериментов с форматированием - и вот какая красота у нас получается в итоге. Перед вами - готовая диаграмма Ганта. Пример, который мы привели, безусловно, очень прост - однако этого достаточно для того, чтобы вникнуть в суть такого метода планирования и наглядной демонстрации процесса выполнения тех или иных задач.

Другие программы для создания графика

Разумеется, существует множество других, более совершенных программ, облегчающих управление проектами. Диаграмма Ганта любой сложности может быть легко построена с помощью таких приложений, как:

SchedRoll;
Gantt Designer;
Mindjet JCVGantt Pro;
Microsoft Project и многих других.

Кроме того, существует целый ряд онлайн-сервисов, которые предоставляют своим пользователям возможность не только планировать свои дела, но и получать регулярные отчёты, уведомления о текущем статусе задач по электронной почте. Впрочем, нельзя отрицать и тот факт, что конфиденциальность данных, хранящихся в сети, находится под угрозой, да и стационарное ПО, устанавливающееся прямо на компьютер пользователя, как правило, обладает намного более широким функционалом и надёжнее в работе.

Преимущества и недостатки метода

Напоследок стоит детально рассмотреть основные достоинства и недостатки описанного метода планирования и управления.

Главным преимуществом, бесспорно, является графическая подача материала. Как правило, бизнесменам удобно работать с графиками Ганта - им нравится возможность чётко выделить и обозначить этапы работы над проектом. За счёт представления заданий в виде различных цветных полос все члены команды могут буквально с первого взгляда определить свои задачи.

Следует также отметить то, что диаграммы Ганта являются отличным презентационным инструментом, который способен продемонстрировать ключевые приоритеты проекта. То есть, как только руководящие лица выделяют и распределяют каждый из имеющихся в наличии ресурсов, команда моментально узнаёт об этом и следует дальнейшим указаниям. Данное свойство графика Ганта крайне полезно для руководителей высшего звена - используя его, можно намного проще подготовить подробный, ёмкий отчёт о состоянии выполнения различных проектов.

Тем не менее, как и у любого другого метода планирования, у диаграммы Ганта есть свои недостатки. Один из них - это зависимость задач. Довольно часто в процессе у руководителей возникает необходимость показать, какие из указанных заданий связаны друг с другом. Но, к сожалению, сам формат диаграммы не позволяет сделать этого. Для того чтобы обойти это ограничение, менеджеры прибегают к различным хитростям: например, добавляют в график специальные вертикальные линии, которые демонстрируют ключевые зависимости. Однако это лишь временное решение, не способное передать информацию в полном объёме.

Ещё одним минусом графиков Ганта можно назвать их негибкость. В наши дни проекты не являются статичными - в них постоянно происходят какие-то изменения, сдвиги, учесть которые в диаграмме просто невозможно. Прежде чем приступать к построению графика, руководителям приходится просчитывать всё до мелочей, ведь при малейшем изменении оценки нужно перерисовывать «с нуля» всю диаграмму. И это не говоря уже о том, что возможность проиллюстрировать несколько разных способов планирования за один раз также отсутствует.

Вне зависимости от того, зачем вам нужна диаграмма Ганта, программа (даже самая «продвинутая») не сможет отобразить значимость и ресурсоёмкость тех или иных работ, их сущность. А потому для особо масштабных проектов она используется крайне редко.

Тем не менее невозможно отрицать то, что в практике управления проектами данный метод чрезвычайно распространён - за более чем вековую историю его использования люди имели возможность убедиться в его работоспособности и высокой эффективности.

Диаграмма Ганта традиционно применяется для отображения этапов проекта. Она наиболее наглядно показывает длительность разных участков работы и может использоваться даже непрофессионалами. Расскажем, как строится простая диаграмма Ганта в Excel – подробно и с примерами.

Что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна

Диаграмма Ганта - это разновидность графика, который в наглядном виде отображает план работ по реализации проекта. Каждая задача обозначается прямоугольником, его длина показывает, сколько времени займет выполнение. Несколько таких прямоугольников размещаются по вертикали и обозначают каждый свою работу в рамках проекта.

Диаграмма может применяться в проектах любой сложности. На этапы можно разбить проект по приобретению автомобиля, созданию нового направления бизнеса или постройки бизнес-центра. Кроме того, эта диаграмма используется в презентациях инвестиционных проектов, стартапов, инновационных производств. Такая подача информации значительно упрощает и ускоряет понимание - насколько сложен проект, как много времени надо на его реализацию, насколько он проработан. В целом, диаграмма Ганта в Excel стала стандартом в практике управления проектами и широко применяется проектными менеджерами.

Конечно, без этой диаграммы можно обойтись. Например - использовать обычный план действий, либо устно передавать своей команде информацию о задачах и сроках. Однако графическое представление сроков и этапов работ дает важное преимущество - наглядность. Человек гораздо лучше воспринимает информацию в виде визуальных образов, поэтому одна диаграмма поможет гораздо быстрее передать массу информации, чем многостраничный тест с планом действий. Особенно это актуально когда в проекте меняются участники. Также наглядное представление более уместно при презентации проекта перед аудиторией.

Как построить диаграмму Ганта в Exel. Пошаговый алгоритм

Шаг 1. Введите данные, которые необходимо отобразить в виде диаграммы Ганта в Excel. Укажите название задач, даты начала и конца работ, их длительность. Количество указанных работ зависит от сложности проекта и от того, насколько детализировано он прописывается. В нашем случае используются название «Задача 1», «Задача 2» и так далее. Подразумевается, что каждая следующая задача начинается после окончания предыдущей. Затем, для создания диаграммы необходимо выделить данные этой таблицы.

Шаг 2 . Выберите вкладку «Вставка».

В этой вкладке нажмите на иконку с изображением диаграммы, обычно она первая в списке. При наведении указателя мыши на иконку появится всплывающая подсказка.

При нажатии на иконку появится дополнительное окно, с перечнем возможных диаграмм - гистограмма, объемная гистограмма, линейчатая, объемная линейчатая, другие гистограммы.

В этом окне в строке «Линейчатая» надо выбрать иконку диаграммы «Линейчатая с накоплением».

При наведении указателя мыши на эту иконку появится всплывающая подсказка. На заднем фоне появится сам график. Нажать на иконку.

После нажатия в окне появится пример диаграммы Ганта. Ее нужно будет дополнительно отредактировать.

Шаг 3 . В первую очередь удалите легенду диаграммы, она не несет смысловой нагрузки. Для этого надо выделить легенду и в контекстном меню, которое появится при нажатии правой кнопки мыши выбрать «Удалить».

Шаг 4 . Теперь необходимо отредактировать временную ось, Excel по умолчанию подставляет некорректные параметры. Дважды кликнуть на оси времени, появится дополнительное меню.

Выберите «Параметры оси» и установите значение границы, минимум - 1.01.2017 (исходя из данных примера). Максимум - 1.02.2017. Excel автоматически преобразует эти значения в иной формат, но в таблице будут верные значения дат.

Шаг 5 . Установите единицы измерения. В данном примере выбрано значение главных единиц - «2», дополнительные оставлены по умолчанию. Данные единицы имеет смысл устанавливать исходя из удобства восприятия и эргономичности отображения данных. На диаграмме видно, что с таким шагом даты указываются через день.

Шаг 6 . Для удобства отображения имеет смысл поставить первую задачу вверх, пятую - вниз. Для этого надо выделить ось задач и в появившемся меню установить галочку «Обратный порядок категорий». Также параметр «Горизонтальная ось пересекает» установить в значении «в максимальной категории».

Ось времени переместится вверх. Если такое расположение неудобно, можно выделить ось времени и в появившемся меню в разделе «Подписи» выбрать значение «вверху». Подпись переместится вниз.

Шаг 7 . Следующий этап - убрать заливку цветом с ненужных прямоугольников, убрать синий и серый цвета, оставить только оранжевый. Для этого нужно выделить, например, серое поле гистограммы. В контекстном меню выбрать «Заливка» и указать «Нет заливки».

Для голубого цвета повторить указанную манипуляцию. График примет следующий вид.

Дополнительно можно сократить расстояние между строками, тогда диаграмма будет более наглядной. Для этого необходимо щелкнуть по оранжевому прямоугольнику и в появившемся меню установить параметр «Боковой зазор» в 10%. Строки будут расположены плотнее. При необходимости можно уменьшить сам график, перетягивая его за окружности на нижних или боковых гранях.

Диаграмма примет следующий вид. При необходимости ее можно дополнительно отредактировать - выбрать цвета, добавить наименование диаграммы, выполнить иные манипуляции по оформлению.

Диаграмма готова и ее можно использовать в дальнейшей работе. Однако стоить помнить, что данная диаграмма обладает некоторыми ограничениями. В частности - задачи в ней не связаны. При изменении длительности одной задачи, другие, что идут позже, сдвигаться не будут. Эти манипуляции необходимо производить вручную. При достаточно загруженной диаграмме это может быть затруднительно.

Полученный шаблон диаграммы Ганта в Excel может использоваться в дальнейшей работе с другими данными. Можно добавлять новые работы, новые задачи, изменять временные рамки работы. Также можно изменять графическое отображения графика, группируя работы по цветам.

Зависимость задач в диаграмме Ганта

Не всегда удобно вручную вносить все данные по каждой задаче. Иногда возникает необходимость внести изменения в длительность одного или нескольких процессов таким образом, чтобы все остальные ячейки сдвигались автоматически. Для этого можно использовать формулы. Достаточно один раз будет настроить связь между задачами и тогда изменение на любом этапе по срокам работы автоматически повлечет сдвиг будущих задач.

Допустим, старт работ по задачам известен. Тогда в ячейку В3 необходимо ввести дату старта работ по проекту. В ячейку С3 ввести количество дней, необходимое для выполнения работ по Задаче 1. А ячейке D3 присвоить значение, указанное в строке формул «= В3 + С3». Тогда ячейка D3 примет значение дня, соответствующее введенной формуле. В нашем примере - 7 января.

Либо, если работы могут начинаться позже - то добавить количество дней задержки. В нашем примере - Задача 3 начинает выполняться через два дня после окончания Задачи 2. Формула примет вид «= D4 + 2». На графике появится соответствующий разрыв между прямоугольниками.

Также работы могут начинаться раньше, чем закончится предыдущая работа. Например, Задача 3+ начинается на два дня раньше, чем заканчивается Задача 3. Формулы будет выглядеть так «= D5 - 2». На графике также будут видны изменения.

Таким образом, прописывая формулы для всех ячеек, можно вносить изменения в одну или несколько задач, остальные задачи будут автоматически пересчитаны в диаграмме Ганта в Excel. При увеличении сроков работ по проекту необходимо внести изменение в ось времени и указать новый максимум для границы.

ВИДЕО. Продвинутая работа с формулами в ваших отчетах Excel

Дмитрий Щербаков, тренер, разработчик и консультант по программам пакета Microsoft Office рассказывает на видео, как правильно работать с длинными формулами. И как быстро найти и устранить ошибку в расчетах, если она все-таки возникла.